Klauzula informacyjna dla kontrahentów, interesantów PIW w Białymstoku

W związku z wejściem w życie z dniem 25.05.2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), przekazujemy następujące informacje:

  1. Kto jest administratorem Twoich danych osobowych ?
  2. Administratorem Twoich danych osobowych jest Powiatowy Inspektorat Weterynarii Białymstoku, 15-959 Białystok, skr. poczt. 88; ul. Zwycięstwa 26B.

  3. Czy wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych Osobowych ?
  4. Tak. Zawsze można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w sprawach ochrony Pani/Pana danych osobowych i realizacji Pani/Pana praw za pośrednictwem e-mail: iod.piwbial@gryfon.com.pl,    tel. 575 435 897 lub pisemnie na adres naszej siedziby, wskazany w pkt. 1.

  5. Jaki jest cel przetwarzania Twoich danych osobowych oraz jaka jest ku temu podstawa prawna?
  6. Celem przetwarzania danych osobowych jest zawarcie i wykonanie umowy na podstawie Twojego zainteresowania świadczonymi przez nas usługami, realizacja naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa, realizacja naszych prawnie uzasadnionych interesów, także wykonanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Powiatowemu Inspektorowi Weterynarii w Białymstoku.

Poniżej zamieszczamy szczegółowe zestawienie celów przetwarzania danych:

Cel przetwarzania Podstawa prawna
Realizacja naszych obowiązków w zakresie przeprowadzania okresowych i doraźnych kontroli wykonywanych przez inspekcję weterynaryjną, urzędowych kontroli żywności, nadzoru nad przestrzeganiem przepisów o ochronie zwierząt i innych obowiązków wynikających z przepisów ustawy o inspekcji weterynaryjnej i innych. Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, Art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z:
- ustawą z dnia 29.01.2004 r., o inspekcji weterynaryjnej (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 36, ze zm.), a w szczególności art. 19 i nast. tej Ustawy;
- ustawą z dnia 25.08.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tj. Dz.U. 2017 r., poz. 149 ze zm.) , a w szczególności art. 73 ust.3 tej Ustawy;
- ustawą z dnia 21.08.1997 r. o ochronie zwierząt ( tj. Dz.U. 2017 r., poz. 1840 ze zm.) , a w szczególności art. 34a tej Ustawy;
- ustawą z dnia 11.03.2004 r. o ochronie zdrowia zwierząt oraz zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt ( tj. Dz.U. z 2017 r., poz. 1855 ze zm.) , a w szczególności art. 52 b, 58 tej Ustawy;
- ustawą z dnia 13.10.1995 prawo łowieckie ( t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1295 ze zm. ), a w szczególności art. 22 tej Ustawy;
- ustawą z dnia 22.07.2006 r. o paszach (tj. Dz.U. z 2017 r., poz. 453, ze zm. ) , a w szczególności art. 42 tej Ustawy;
- ustawą z dnia 10.07.2007 r. o nawozach i nawożeniu ( tj. Dz.U. 2017 r., poz. 668 ze zm.) , a w szczególności art. 36 tej Ustawy;
- ustawą z dnia 2 kwietnia 2004 r. o systemie identyfikacji i rejestracji zwierząt (Dz. U. z 2017r, poz. 546 z późn. zm.), a w szczególności art. 29 tej Ustawy;
- ustawą z dnia 16 grudnia 2005 r. o produktach pochodzenia zwierzęcego (Dz. U. z 2017 r. poz. 242), a w szczególności art. 20 tej Ustawy;
- ustawą z dnia 10 grudnia 2003 r. o kontroli weterynaryjnej w handlu (Dz. U. z 2015 r. poz. 519), a w szczególności art. 3 i nast. tej Ustawy;
- ustawą z dnia 5 lutego 2015 r. o płatnościach w ramach wsparcia bezpośredniego (Dz. U. z 2017 r. poz. 278), a w szczególności art. 38 i nast. tej Ustawy.
Realizacja naszych obowiązków w zakresie odstrzału sanitarnego i planowego zwierząt. Art. 6 ust. 1 lit. c ) RODO, art. 47a i nast. ustawy z dnia 11.03.2004 r. o ochronie zdrowia zwierząt i zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt ( tj. Dz.U. z 2017 r., poz. 1855 ze zm.).
Wykonanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Powiatowemu Inspektorowi Weterynarii w Białymstoku Art. 6 ust. 1 lit. e) RODO w zw. z:
- ustawą z dnia 29.01.2004 r., o inspekcji weterynaryjnej (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 36, ze zm.), a w szczególności art. 15 i nast. tej Ustawy;
- ustawą z dnia 25.08.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tj. Dz.U. 2017 r., poz. 149 ze zm.), a w szczególności art. 69 i nast. tej Ustawy;
- ustawą z dnia 21.08.1997 r. o ochronie zwierząt ( tj. Dz.U. 2017 r., poz. 1840 ze zm.) a w szczególności art. 24a i nast. tej Ustawy;
- ustawą z dnia 11.03.2004 r. o ochronie zdrowia zwierząt oraz zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt ( tj. Dz.U. z 2017 r., poz. 1855 ze zm.) a w szczególności art. 5 i nast. tej Ustawy;
- ustawą z dnia 22.07.2006 r. o paszach (tj. Dz.U. z 2017 r., poz. 453, ze zm. ) a w szczególności art. 10 i nast. tej Ustawy;
- ustawą z dnia 2 kwietnia 2004 r. o systemie identyfikacji i rejestracji zwierząt (Dz. U. z 2017r, poz. 546 z późn. zm.) a w szczególności art. 9 i nast. tej Ustawy;
- ustawą z dnia 16 grudnia 2005 r. o produktach pochodzenia zwierzęcego (Dz. U. z 2017 r. poz. 242). a w szczególności art. 7 i nast. tej Ustawy;
- ustawą z dnia 10 grudnia 2003 r. o kontroli weterynaryjnej w handlu (Dz. U. z 2015 r. poz. 519), a w szczególności art. 4 i nast. tej Ustawy.
Ustalenie Twojej tożsamości przed zawarciem umowy. Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Kontakt z Tobą pod podanym przez Ciebie numerem telefonu, adresem e-mail lub adresem korespondencyjnym, aby uszczegółowić warunki umowy, potwierdzić termin jej zawarcia, bądź ustalić z Tobą termin spotkania w kwestii jej ewentualnych zmian. Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Wykonanie umowy. Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
Realizacja naszego prawa do dochodzenia i zabezpieczenia roszczeń, a tym samym przetwarzania Twoich danych osobowych w tym celu – jest to nasz prawnie uzasadniony interes. Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
  1. Komu mogą być udostępniane Twoje dane?
  2. Jako podmiot profesjonalny dbamy o poufność Twoich danych. Z uwagi jednak na konieczność zapewnienia nam odpowiedniej organizacji w zakresie infrastruktury informatycznej czy też w związku z bieżącymi sprawami dotyczącymi naszej działalności, oraz w związku z realizacją Twoich praw -Twoje dane osobowe możemy udostępnić następującym kategoriom podmiotów:

    1. dostawcom usług zaopatrujących nas w rozwiązania informatyczne polegające na rozwijaniu i utrzymaniu systemów informatycznych oraz serwisów internetowych oraz
    2. podmiotom umożliwiającym nam organizacyjno – techniczne wywiązywanie się z zawartej umowy – są nimi:
    3. - operatorzy pocztowi, za pośrednictwem których będziemy doręczać Ci korespondencję,
      - firmy kurierskie, za pośrednictwem których będziemy doręczać Ci przesyłki,
      - kancelarie prawne, w sytuacji gdy będzie wymagał tego nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zabezpieczeniu lub dochodzeniu roszczeń.

    4. podmiotom uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

  3. Czy Twoje dane są przekazywane poza Unię Europejską?
  4. Twoje dane osobowe możemy przekazać poza obszar Unii Europejskiej, z zastrzeżeniem, że :

    1. Komisja Europejska stwierdzi, że państwo trzecie, terytorium lub określony sektor/y w państwie trzecim lub dana organizacja międzynarodowa zapewniają odpowiedni stopień ochrony Twoich danych osobowych,
    2. w razie braku decyzji, o jakiej mowa w pkt 1, przekazanie Twoich danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej może nastąpić wyłącznie z zapewnieniem odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych i pod warunkiem, że obowiązują egzekwowalne prawa osób, których dane dotyczą i skuteczne środki ochrony prawnej.
    3. W razie braku decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony ( por. pkt 1 ) lub braku odpowiednich zabezpieczeń ( por. pkt 2 ) jednorazowe lub wielokrotne przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej mogą nastąpić wyłącznie pod warunkiem, że:
      1. zostaniesz poinformowany o ewentualnym ryzyku, z którymi – ze względu na brak decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony oraz na brak odpowiednich zabezpieczeń – może się dla Ciebie wiązać proponowane przekazanie i wyraźnie wyrazisz na nie zgodę;
      2. przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy między Tobą, a Powiatowym Inspektorem Weterynarii lub do wprowadzenia w życie środków przedumownych podejmowanych na Twoje żądanie;
      3. przekazanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy zawartej w Twoim interesie, między Powiatowym Inspektorem Weterynarii a inną osobą fizyczną lub prawną;
      4. przekazanie jest niezbędne ze względu na ważne względy interesu publicznego;
      5. przekazanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń;
      6. przekazanie jest niezbędne do ochrony Twoich żywotnych interesów lub innych osób, jeżeli będziesz jest fizycznie lub prawnie niezdolny do wyrażenia zgody;
      7. przekazanie następuje z rejestru, który zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkow-skiego ma służyć za źródło informacji dla ogółu obywateli i który jest dostępny dla ogółu oby-wateli lub dla każdej osoby mogącej wykazać prawnie uzasadniony interes – ale wyłącznie w zakresie, w jakim w danym przypadku spełnione zostały warunki takiego dostępu określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego.

    Jeżeli przekazanie nie może się opierać na zasadach opisanych pod pkt 1,2,3 - przekazanie do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej może nastąpić wyłącznie, gdy przekazanie nie jest powtarzalne, dotyczy tylko ograniczonej liczby osób, których dane dotyczą, jest niezbędne ze względu na ważne prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Powiatowego Inspektora Weterynarii, wobec których charakteru nadrzędnego nie mają interesy ani prawa i wolności osoby, której dane dotyczą a Powiatowy Inspektor Weterynarii ocenił wszystkie okoliczności przekazania danych i na podstawie tej oceny zapewnił odpowiednie zabezpieczenia w zakresie ochrony danych osobowych.


  5. Przez jaki czas przechowywane będą Twoje dane osobowe?
  6. Twoje dane osobowe przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy oraz realizacji obowiązku przechowywania dokumentacji finansowo – podatkowej przechowywane będą przez okres wynikający z art. 70 § 1 w zw. z art. 86 § 1 Ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tj. z dnia 23 marca 2018 r. Dz. U. z 2018 r. poz. 800), t. j. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W przypadku przetwarzania Twoich danych osobowych na potrzeby: Okres przetwarzania
regulacji oraz wyjaśnień, interpretacji, dotyczących nadzoru wetery-naryjnego 25 lat
rejestru urzędowego lekarzy weterynarii, umów, korespondencji, decyzji, upoważnień do wystawiania świadectw zdrowia 10 lat
planów, harmonogramów dotyczące działalności w zakresie nadzoru weterynaryjnego dotyczących wszystkich działów merytorycznych, m. in.: planów gotowości zwalczania chorób zakaźnych, planów kontroli zakładów produkujących środki spożywcze pochodzenia zwierzęcego, planów kontroli w zakresie dobrostanu zwierząt, planów urzędowej kontroli pasz, planów nadzoru nad obrotem paszami, wykazów podmiotów do kontroli podstawowych i sprawdzających w zakresie wymogów wzajemnej zgodności; 25 lat
wykazów podmiotów podlegających nadzorowi weterynaryjnemu dotyczących wszystkich działów merytorycznych, w tym akt spraw stanowiących podstawę opracowania wykazu 25 lat
sprawozdań, raportów i analiz w zakresie prowadzonego nadzoru weterynaryjnego, w tym sprawozdań statystycznych; 25 lat, przy czym opracowania cząstkowe i materiały źródłowe, o ile odzwierciedlają sprawozdania roczne, są przetwarzane przez 5 lat
rejestry dotyczące wszystkich działów merytorycznych – rejestry obligatoryjne wynikające z prowadzonego nadzoru weterynaryjnego; 25 lat
nadzoru nad importem, eksportem, handlem wewnątrzwspólnotowym i przemieszczaniem zwierząt towarzyszących, nad obrotem w kraju, nad tranzytem 10 lat
ochrony zdrowia zwierząt i zwalczanie chorób zakaźnych 10 lat
bezpieczeństwa żywności pochodzenia zwierzęcego, pasz i utylizacji 10 lat, przy czym dane monitoringu pozosta-łości chemicznych, biologicznych i produk-tów leczniczych weterynaryjnych w środ-kach spożywczych pochodzenia zwierzęcego są przetwarzany przez 5 lat
nadzoru nad bezpieczeństwem i produkcją żywności pochodzenia zwierzęcego w zakładach zarejestrowanych, nad produkcją mięsa przeznaczonego na użytek własny, dla Systemu Wczesnego Ostrzega-nia o Niebezpiecznych Produktach Żywnościowych i Środkach Ży-wienia Zwierząt (RASFF) 10 lat
nadzoru nad wytwarzaniem, obrotem, stosowaniem i transportem pasz, nad utylizacją, nad fermami mięsożernych zwierząt futerko-wych, nad transportem niejadalnych produktów pochodzenia zwie-rzęcego oraz ubocznych produktów pochodzenia zwierzęcego pro-duktów pochodnych 10 lat, przy czym dane bieżące monitoringu pasz są przetwarzany przez 5 lat
nadzoru nad diagnostyką włośnia 10 lat
przeprowadzania akcji dezynfekcyjnych 10 lat

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania danych, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, a w szczególności na podstawie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.


  1. Jakie masz prawa?
  2. Masz prawo:

    1. do dostępu do Twoich danych oraz otrzymania ich kopii;
    2. do sprostowania (poprawiania) Twoich danych;
    3. do usunięcia Twoich danych, jeżeli uważasz, że nie ma podstaw do tego abyśmy je przetwarzali;
    4. do ograniczenia przetwarzania danych:
      - poprzez przetwarzanie Twoich danych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Tobą działań, jeżeli uważasz, że mamy nieprawidłowe dane dotyczące Ciebie lub przetwarzamy je bezpodstawnie, lub
      - jeżeli nie chcesz, byśmy je usunęli, gdyż Twoje dane potrzebne są Ci do ustalenia, dochodzenia lub obrony Twoich roszczeń, lub
      - na czas wniesienia przez Ciebie sprzeciwu względem przetwarzania Twoich danych;
    5. do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, wówczas zaprzestaniemy je przetwarzać, chyba że wykażemy, iż w stosunku do Twoich danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub Twoje dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
    6. do przenoszenia danych poprzez otrzymanie od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. format „csv”) Twoich danych, które nam dostarczyłeś na podstawie umowy, nadto możesz zlecić nam przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi.
    7. do wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uznasz, że Twoje dane przetwarzamy niezgodnie z prawem i w tym zakresie możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego.

    W celu skorzystania z praw określonych powyżej należy skontaktować się z nami lub Inspektorem Ochrony Danych Osobowych. Przypominamy, że przed realizacją Twoich uprawnień będziemy musieli się upewnić, że Ty to Ty, czyli będziemy musieli Cię zidentyfikować.

  3. Czy podanie danych osobowych jest Twoim obowiązkiem?
  4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie ich może skutkować niemożliwością zawarcia i wykonania umowy. W pozostałym zakresie, w którym przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, lub ma na celu wykonanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Powiatowemu Inspektorowi Weterynarii w Białymstoku, podanie danych jest Twoim obowiązkiem.

  5. Czy występuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie?
  6. Nie, nie występuje



Dziękujemy za zapoznanie się z niniejszą informacją.